8 השירותים שכל בעל עסק צריך
(אבל אין לו זמן להתעסק איתם)
מעל 10 שנות ניסיון
כל עסק מצליח זקוק למערכת אדמיניסטרטיבית שעובדת. הבעיה? רוב בעלי העסקים מוצאים את עצמם מבזבזים זמן יקר על משימות שמרחיקות אותם מהמטרה האמיתית – הצמיחה.
הנה 8 השירותים המרכזיים שאנחנו לוקחים מהכתפיים שלכם, כדי שתוכלו להתמקד במה שאתם באמת טובים בו.
ניהול יומן ותיאומי פגישות
לא עוד שיחות חוזרות, תיאומים כפולים ובלגן ביומן
- ניהול יומן מקצועי ומעודכן בזמן אמת
- תיאום פגישות עם לקוחות, ספקים ושותפים
- שליחת תזכורות אוטומטיות למשתתפים
- סנכרון בין מכשירים שונים
- תכנון מועדים וקביעת עדיפויות
התועלת עבורך
אנחנו דואגות שלוח הזמנים שלך יעבוד עבורך, לא נגדך.
תוכל להתמקד בפגישות עצמן במקום בתיאומים האינסופיים.
דוגמה מעשית
במקום לבזבז 45 דקות על תיאום פגישה אחת (שיחות הלוך ושוב, בדיקת זמינות, שליחת אישורים), הכל נעשה בצורה חלקה ומקצועית.
01
מענה שוטף לפניות מלקוחות
אתה מקבל שקט תפעולי. הלקוחות מקבלים יחס של VIP
- מענה ראשוני מקצועי לכל הפניות
- ניהול שיחות טלפון, מיילים ווואטסאפ עסקי
- תיעוד מפורט של כל פנייה ומעקב
- העברת מידע רלוונטי בזמן אמת
- יצירת רושם ראשוני מעולה
התועלת עבורך
טלפונים, וואטסאפים, מיילים – כל ערוצי התקשורת שלך מתנהלים באופן מסודר, מקצועי ועם יחס אנושי.
דוגמה מעשית
לקוח חדש מתקשר בזמן שאתה בפגישה, במקום תא קולי או הפרעה, הוא מקבל מענה מקצועי מיידי ואתה מקבל סיכום בסוף היום.
02
גבייה ומעקב תשלומים
הכסף שאתה אמור לקבל, נכנס בזמן
- מעקב שוטף אחר חשבוניות שטרם שולמו
- שליחת תזכורות מנומסות ואפקטיביות
- ניהול תזרים מזומנים וחיזויים
- דיווחים על מצב הגבייה
- טיפול בבעיות תשלום ופיתרון קונפליקטים
התועלת עבורך
בלי מרדפים, בלי התחשבנויות לא נעימות. אנחנו עוקבות, מזכירות, ומביאות תוצאה: כסף בבנק
דוגמה מעשית
במקום להתלבט האם לשלוח תזכורת שלישית ללקוח (ולהרגיש לא נעים), אנחנו מטפלות בכל התהליך בצורה מקצועית ודיפלומטית.
03
הפקת חשבוניות וסדר פיננסי
תמיד אתה יודע מה קורה בעסק שלך
- הפקת חשבוניות מקצועיות ומעוצבות
- ניהול מאגר לקוחות ומוצרים/שירותים
- סנכרון עם מערכות הנהלת חשבונות
- הכנת דוחות פיננסיים תקופתיים
- ארגון חומרים לרואה החשבון
התועלת עבורך
שלחתי חשבונית? שילם לי? די להתעסקות היומית הזאת. המערכת שלך עובדת חלק ואתה יודע בכל רגע מה קורה בעסק שלך.
דוגמה מעשית
במקום לבלות שעות בחיפוש קבלות ולנסות להיזכר מה קנית ומתי, הכל מתועד, מסודר ומוכן להעברה לרו"ח.
04
היחידה לניהול אדמיניסטרטיבי שמשחררת לך זמן להתמקד בצמיחת העסק במקום בניירת ובמשימות השוטפות
כשיש מי שמטפל בפרטים הקטנים, אתה פנוי לדברים הגדולים
ניהול ספקים ותהליכי רכש
מקבלים את הטוב ביותר במחיר הטוב ביותר
- איתור והשוואת ספקים איכותיים
- ניהול מו"מ והשגת תנאים מיטביים
- מעקב אחר הזמנות ועמידה בלוחות זמנים
- ניהול תשלומים לספקים
- הערכת ביצועי ספקים ושיפור מתמיד
התועלת עבורך
השוואת הצעות מחיר, איתור ספקים איכותיים, מעקב אחר הזמנות ותשלומים – אנחנו דואגות שתקבלו את הטוב ביותר במחיר הטוב ביותר, בלי כאב ראש.
דוגמה מעשית
במקום לבזבז יום שלם על השוואת הצעות מחיר לקניית ציוד משרדי, אתה מקבל המלצה מקצועית ומנומקת על הספק הטוב ביותר.
05
תיעוד, תיוק וניהול מסמכים
הכל מסודר, מגובה ונמצא בלחיצת כפתור
- מערכת תיוק דיגיטלית מסודרת ונגישה.
- סריקה ודיגיטציה של מסמכים קיימים.
- גיבוי אוטומטי בענן.
- חיפוש מהיר לפי קטגוריות, תאריכים ומילות מפתח.
- ניהול גרסאות ומעקב אחר שינויים.
התועלת עבורך
חוזים, קבלות, צילומי ת.ז. קבצים חשובים – הכול מסודר, מגובה ונמצא בלחיצת כפתור. יותר אין "חכי, אני אחפש את זה במייל".
דוגמה מעשית
רואה החשבון מבקש את החשבונית מינואר? במקום לחפש שעות בתיקיות ובמיילים, המסמך נמצא תוך שניות.
06
שירות לקוחות
מענה ראשוני למתעניינים טיפול ומענה בלקוחות קיימים שליחת מידע נוסף והצעות מותאמות
- מענה ראשוני מקצועי לכל הפניות
- ניהול שיחות טלפון, מיילים ווואטסאפ עסקי
- שליחת מידע נוסף והצעות מותאמות אישית
- תיעוד מפורט של כל פנייה ומעקב
- העברת מידע רלוונטי בזמן אמת
- יצירת רושם ראשוני מעולה
התועלת עבורך
אנחנו עוקבות, מתקשרות, מקדמות והופכות מתעניינים ללקוחות.
דוגמה מעשית
לקוח חדש מתקשר בשעה שאתה בפגישה חשובה. במקום שהוא יקבל תא קולי או שתצטרך להפסיק הכל, הוא מקבל מענה מקצועי מיידי, מידע רלוונטי על השירותים, והצעה מותאמת לצרכיו. אתה מקבל סיכום מפורט בסוף היום עם המלצה לצעדים הבאים.
07
ניהול כולל של המשרד
את לא צריכה להיות גם מנכ"לית וגם פקידה
- ניהול הזמנות ציוד משרדי
- תיאום שירותי תחזוקה ותמיכה טכנית
- מעקב אחר חידוש ביטוחים ורישיונות
- ניהול מערכות דיגיטליות ומנויים
- תכנון ויישום שיפורים תפעוליים
התועלת עבורך
מהציוד המשרדי, דרך ספקים וחשבונות – ועד מעקב אחרי משימות. תעבדי על העסק – לא בתוכו.
דוגמה מעשית
הפרינטר התקלקל? הביטוח מסתיים? צריך לחדש דומיין? אנחנו דואגות לכל הפרטים הקטנים שמתפזרים לאורך החודש.
08
איך זה עובד?
מעסק עמוס למערכת שעובדת כמו שעון - ב-3 שלבים
שלב 1 שיחת / פגישת היכרות
שבה אכיר אותך, את האיש שמאחורי העסק מה הקשיים ומה השאיפות שלך מהעסק. נעבור על תהליכי העבודה הקיימים בעסק על קשיים וצווארי בקבוק המעמיסים ופוגעים בעסק ונבין לעומק את הצרכים שלך ושל העסק.
שלב 2 תחילת עבודה.
קבלת גישה והרשאות דיגיטליות למערך הניהולי של העסק
היכרות עם ספקים ולקוחות קבועים
שלב 3 בניית מערך עבודה תקין ומסודר בהתאם לצורכי העסק.
ייעול תהליכי עבודה והצעות לשיפור
דיווחים והתנהלות שוטפת מול בעל העסק וכל הגורמים הרלוונטיים
למי זה מתאים?
מתאים במיוחד ל:
- בעלי עסקים בצמיחה החווים עומס תפעולי
- בעלי מקצועות חופשיים (עו"ד, רו"ח, רופאים, יועצים) שרוצים להתמקד במקצוע
- עסקים עצמאיים שנמצאים בשטח ואינם זקוקים למשרד פיזי.
- עסקים שרוצים לחסוך בעלויות העסקת עובד אדמיניסטרטיבי במשרה מלאה
- יזמים וסטארט-אפים שצריכים מערכת מקצועית בלי להקים מחלקה
- בעלי עסקים החווים קושי טכנולוגי משרדי.
פחות מתאים ל:
- עסקים המחייבים נוכחות פיזית קבועה במשרד
- בעלי עסקים שמתקשים לשחרר שליטה ולתת אמון
שאלות נפוצות
1. איך העבודה מתבצעת מרחוק?
על ידי קבלת הרשאות למייל ולמערכות העסק העבודה יכולה להתבצע מכל מקום.
האם מתאים גם לעסקים קטנים?
בהחלט כן! השירות מתאים לכל בעל עסק שרוצה להוריד מעצמו משימות שהוא לא אוהב או לא מצליח לבצע אותן.
עלות השירות משתנה בין עסק לעסק?
עלות השירות תואמת את כמות הזמן בו בעל העסק צריך אותנו, ולכן משתנה מלקוח ללקוח.
האם יש התחייבות לתקופה מינימאלית?
אין התחייבות, אך יש להודיע 30 יום מראש על סיום התקשרות.
האם ניתן להיפגש פרונטאלית לפני תחילת עבודה?
ניתן לבצע פגישות פרונטאליות באזור המרכז. כמו כן גם בהתנהלות השוטפת במקרה ועולה צורך לבצע פגישות פיזיות לצורך העברת חומרי עבודה או נדרשת נוכחות בפגישות עם רו"ח וכדומה, ניתן בהחלט בתיאום מראש.
מוכנים להתחיל?
הצעד הראשון לעבר עסק שעובד בשבילך
בואו נקבע שיחת ייעוץ אישית ללא התחייבות. בשיחה של 30 דקות נבין יחד: מה האתגרים הספציפיים בעסק שלכם, איזה שירותים יכולים לעזור לכם הכי הרבה, איך נראית תכנית העבודה המותאמת לכם, כמה זמן וכסף תוכלו לחסוך
